نشست آموزشی دو روزه مدیران دفاتر نمایندگی در تهران و هم اندیشی با هیات مدیره و هیات بازرسی کانون هموفیلی ایران _ سوم و چهارم آبان ماه ۱۳۹۷ برگزار گردید . این نشست مشکلات دفاتر نمایندگی در حوزه جذب کمک های مردمی مورد بررسی قرار گرفت. سرکار خانم صادق زاده قایم مقام مدیر عامل کانون هموفیلی ایران که سالها ست مدیریت حوزه جدب کمک های مردمی و روابط عمومی کتنون را عهده دار هستند طی سخنرانی همراه با اسلاید های آموزشی تلاش نمودند این پیام مهم را به مدیران کانون منتقل نمایند که ” ضرورت دارد بازنگری جدی در حوزه جذب کمک های مردمی انجام پدیرد ” وی تاکید داشت که با رشد تکنولوؤی های ارتباطی ” دیگر نمی توانیم با روش های قدیمی موفق به دعوت مردم به مشارکت در امور خیر خواهانه باشیم “.
همچنین ایشان ضمن تشریح اصل شفافیت در حوزه جذب کمک های مردمی ارایه گزارش های شفاف به مردم و به خصوص اهدا کنندگان هدایای نقدی و غیر نقدی به موسسه اهمیت خاصی در حفط آنان به عنوان یاوران مستمر کانون ایفا می نماید. تاثیر این گزارشات همانقدر که در رابطه با جلب اعتماد مردم تاثیر گذار است در تعامل مثبت با مراجع نظارتی کشور در حوزه سازمان های مردم نهاد موثر است . قایم مقام مدیر کانون هموفیلی ایران ضمن تشزیح ضزورت تدوین برنامه های اجرایی برای حوزه جدب کمک های مردمی تاکید نمودند مدیران کانون باید با واقع بینی جمع آوری کمک های کوچک را در دستور کار قرار دهند و با افزایش تعدد این برنامه ها تلاش نمایند منابع مالی موسسه را تامین بکنند.
سرکار خانم صادق زاده ضمن تشریح مجموعه مختصات یک برنامه اجرایی در حوزه جذب منابع مالی نقش انعکاس داستان های واقعی و تاثیر گذار را جذب منابع مالی بسیار موثر دانسته و آنرا یکی از شیوه های موفق در جدب منابع مالی دانستند. اینکه مدیران موسسه بتوانند به سوالات کلیدی مانند : چرا مردم باید به موسسه ما کمک کنند ؟ چگونه باید به آنان اطمینان دهیم که کمک های انها به منظور مورد نطر آنها اختصاص یافته است ؟ موسسه ما چه خدماتی به اعضای خود ارایه می دهد و فهرست این خدمات چیست ؟ و…بستر اطلاعاتی لازم را برای نوشتن برنامه در حوزه جدب کمک فراهم نمایند. استقبال از نو آوری در حوزه جذب ، استفاده از ایده های داوطلبین همکاری با موسسه در این حوزه ها می تواند فضا های جدیدی برای موسسه در حوزه جذب کمک های مالی فراهم کند . عرضه محصولاتی که تولید بیماران و یا داوطلبین همکاری با موسسه در نمایشگاه و برنامه های مناسبتی می تواند نقش مهمی در حوزه جذب کمک های مردمی ایفا نماید. در حوزه داوطلبین همکاری با موسسه همواره متخصصینی یافت می شوند که می توانند با رایه خدمت به مردم بهای انرا به کمک به بیماران اختصاص دهند.
از هنرمندان گرفته تا شخصیت دانشگاهی که مهارت های زندگی را به مردم آموزش می دهد و یا جوانان با ذوقی که انواع ورزش ها را به مردم آموزش می دهند. در ادامه برنامه سرکار خانم حاتمی مدیر مددکاری کانون هموفیلی ایران گزارشی از بررسی گزارش های مددکاری دفاتر استانی ارایه نمودند که کمک بسیار خوبی برای برنامه ریزی مدیران موسسه می تواند باشد. وی ضمن تشریح گزارشات استانی ضمن جلب توجه مدیران استانی به آئین نامه مددکاری موسسه تاکید نمودند ” انتظار داشتیم گزارش ها در چارچوب آئین نامه مددکاری موسسه نگاشته می شد و شامل کمیت های عددی و ریالی باشد که بتوان عملکرد ها را مقایسه نمود. مدیر مددکاری کانون گزارش مددکاری استان آذربایجان شرقی را یک گزارش شفاف دانسته و آنرا در اختیار کلیه مدیران قرارداد که از این تجربه استقاده نمایند.
سرکار خانم حاتمی مدیر مددکار یکانون ضمن تاکید بر این نکته که اساسا بسیاری از خدمات مددکاری موسسه قابلیت ثبت در حوزه حسابداری را ندارد – مانند مشاوره های تلفنی – خدمات میدانی در حوزه دارو و درمان و اجتماعی – همواره می بایست گزارشی از عملکرد ها پیوست گزارش های حسابداری گردد. مدیران هر استان باید حساسیت داشته باشند که ماهانه چه تعداد از اعضای کانون در استان ها از خدمات مددکاری موسسه استفاده نموده اند و در پایان سال بتوانند گزارش آماری شفاف و گزارش اجتماعی و فرهنگی را به همراه آن ارایه نمایند. مذیر حسابداری کانون هموفیلی ایران جناب آقای حامد مرادپور سخنران بعدی نشست بودند که گزارشات هیجان انگیزی به صورت نمودار ستونی از فعالیت های مالی دفاتر طی ۴ سال گذشته و ۶ ماهه سالجاری ارایه دادند که می تواند مبنای تفکر و برنامه ریزی مدیران موسسه باشد.
در این گزارش میزان کمک های نقدی و غیر نقدی به بیماران با هزینه ای حقوق و هزینه های اداری و تشکیلاتی مقایسه گردیده بود . ارایه گزارش های ۴ سال و نیمه در درجه اول کاهش کمک های مردمی در یک سال و نیم گذشته را به خوبی نشان می داد .
این کاهش که انعکاسی از شرایط اقتصادی مردم است یک موضوع مهم است که کانون باید برای آن برنامه داشته باشند. نکته دوم هم این است که استخراج قیمت تمام شده خدمات امر بسیار مهمی است که می تواند گزارش های عملکرد را واقعی نماید. گزارش های مدیر حسابداری موسسه مورد استقبال مدیران شرکت کنند قرار گرفت . در ادامه برنامه سرکار خانم طبقچی مدیر دفتر نمایندگی آذربایجان شرقی با توجه به آشنایی بسیار خوب و مسیوق به سابقه در رابطه با برنامه نرم افزاری جدید موسسه داشتند ابعاد مختلف این برنامه را برای حاضرین تشریح نموذند.
این برنامه با توجه به اینکه استفاده از این نرم آفزار اخیرا در دستور کار مدیران قرار گرفته است می تواند مدیران را در بهره مندی بهتر از برنامه یاری نماید. در پایان این برنامه از مدیر حسابداری موسسه که علیرغم اختصاص پاداش برای اخذ تخفیف در پرداخت یکی از بدهی های موسسه از گرفتن پاداش مالی خودداری نموده و آنرا اقدامی در چارچوب احساس مسئولیت در حوزه کانون دانسته بود ، با اهدا لوح تقدیر به عمل آمد. کانون هموفیلی ایران این رویکرد شایسته و ارزشی را ارج می نهد . در پایان این جلسه با توجه به مطالب ارایه شده در نشست تکالیفی را با توجه به نزدیکی انتخابات کانون به مدیران ابلاغ نمود که به شرح زیر است : تکالیف مدیران دفاتر
۱-تهیه و ارائه و اجرای یک پروپوزال در حوزه جذب کمک های مردمی
۲- تهیه ارائه و اجرای یک پروپوزال آموزشی در حوزه ای که نیاز دفتر است با همکاری کارشناسان
۳-مستند سازی اقدامات دفتر به صورت روزانه در حوزه جذب کمک های مردمی (تقاضاهای کمک از چه راهی بوده است)
۴-تحلیل نمودارهای مقایسه های آماری جذب کمک های مردمی و هزینه های اداری تشکیلاتی
۵-ارائه گزارش ۶ماهه به استانداری ، پلیس امنیت و معاونت اجتماعی
۶-تکمیل بانک اطلاعاتی استان در نرم افزار
۷-تعیین تاریخ گردهمایی و تبلیغ روی آن با هدف تحقق در نوبت اول